1. Chương trình sáng kiến phòng chống thiên tai giữa các thành phố kết nghĩa Việt Nam - Hoa Kỳ do Tổ chức Peace Winds America thực hiện nhằm tăng cườngcông tác phòng chống thiên tai tại các thành phố tham gia; Chương trình này có ý nghĩa thiết thực đối với thành phố; Ủy ban nhân dân thành phố thống nhất theo đề xuất của Sở Ngoại vụ và Sở Tài nguyên và Môi trường về thời gian tiếp và làm việc với Tổ chức Peace Winds America vào các ngày 06 và 09 tháng 7 năm 2012. Để chuẩn bị chu đáo nội dung các buổi làm việc với Đoàn, yêu cầu các sở - ngành cần thực hiện một số nhiệm vụ sau:

a) Thủ trưởng các sở - ngành có liên quan chuẩn bị nội dung và tài liệu phục vụ theo yêu cầu của bạn; tập trung phân tích những khó khăn, thách thức, những yêu cầu cần hợp tác, những dự án công trình cần được quan tâm hỗ trợ, gửi Sở Tài nguyên và Môi trường để tổng hợp chung.

b) Sở Tài nguyên và Môi trường chủ trì phối hợp các sở - ngành xây dựng chương trình làm việc chung của đoàn với thành phố trong 2 ngày 06 và 09 tháng 7 năm 2012; xác định rõ thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, cơ quan chủ trì, tài liệu phục vụ cho từng buổi làm việc… báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố trong ngày 03 tháng 7 năm 2012.

c) Giao Sở Ngoại vụ thông báo với Tổ chức Peace Winds America thời gian làm việc với lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố; đồng thời đề nghị Tổ chức Peace Winds America thông báo thành rõ phần tham dự, nội dung làm việc với thành phố và những yêu cầu  khác có liên quan.

2. Giao Sở Ngoại vụ chuẩn bị các điều kiện đón tiếp đảm bảo đúng nguyên tắc ngoại giao, nắm rõ các thông tin cụ thể có liên quan đến Tổ chức Peace Winds America báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố, chuẩn bị phiên dịch khi tiếp đoàn, phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố tổ chức tiệc chiêu đãi thân mật đoàn.

3. Phân công đồng chí Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Lê Minh Trí thay mặt Ủy ban nhân dân thành phố theo dõi, chỉ đạo công tác tổ chức và nội dung làm việc với đoàn; đồng thời trực tiếp chủ trì tiếp và làm việc với đoàn Tổ chức Peace Winds America vào ngày 06 tháng 7 năm 2012.